Salah satu tahapan dalam sebuah manajemen arsip dinamis adalah penyusutan. Dasar untuk melakukan penyusutan adalah JRA (Jadwal Retesi Arsip). adwal Retensi Arsip adalah Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dapat dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Begitu penting JRA dalam pengelolaan arsip dinamis maka Undang-Undang Nomor 43 / 2009 tentang Kearsipan pasal 48 mewajibkan setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN, maupun BUMD untuk membuat/memiliki JRA,Menyusun JRA bukan pekerjaan yang sederhana dan mudah karena harus melewati beberapa tahapan dan melibatkan berbagai pihak yang terkait. Keberadaan sebuah Tim dalam penyusunan JRA sesuatu yang tidak dapat ditawar lagi. Dengan kata lain JRA harus dibuat oleh Tim. JRA tidak mungkin dibuat oleh
seorang diri meskipun yang bersangkutan pejabat eselon satu atau arsiparis tingkat ahli.

Karena sehebat apapun pejabat atau pegawai suatu instansi, dia tidak akan mampu menguasai dan memahami seluruh arsip yang tercipta di instansinya. Tingkat kegunaan, dan berbagai peraturan yang mengikatnya, serta nasib akhir dari arsip-arsip yang telah tercipta. Berdasarkan tugas dan fungsi instansi, penyusunan JRA di lingkungan Pemerintah Daerah\Propinsi/Kabupaten/Kota dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah. Pimpinan Pemerintah Daerah dalam hal ini Gubernur/Bupati/Walikota membentuk Tim Penyusun JRA yang keanggotaannya berasal dari instansi-instansi terkait.

Oleh sebab itu agar setiap instansi dapat memberikan kontribusi pemikiran, karena mereka adalah calon pengguna JRA dimaksud maka diperlukan adanya forum workshop atau FGD (Focus Group Discussion) yang dikuti oleh perwakilan dari semua instansi. Dengan demikian mereka dapat memberikan kontribusi dan merasa memiliki JRA yang sedang disusun. Setidaknya mereka mengetahui bahwa arsip yang mereka miliki telah ditentukan retensinya. Dengan ini kami akan menyelenggarakan “BIMTEK PENYUSUTAN ARSIP DAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)” yang akan dilaksanakan pada tanggal :

Info Jadwal Bimtek Nasional

Yang dimaksud dengan Kearsipan adalah proses pengelolaan suatu catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki sebuah nilai kegunaan secara teratur dan terencana. Kearsipan bisa juga diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis. Sehingga bahan-bahan tersebut mudah dicari dengan cepat.

Catatan rekaman kegiatan yang di buat dapat bersumber dari informasi dengan berbagai macam bentuk baik dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip ini dapat berupa surat, warkat, buku, akta, piagam dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti autentik untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya teknologi yang canggih, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Untuk Info Bimtek atau Diklat Kearsipan dengan materi lainnya yang lebih lengkap, dapat dilihat pada kategori Bimtek Kearsipan

BIMTEK PENYUSUTAN ARSIP DAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP