Bimtek Manajemen Kearsipan dan Pengelolaan Pusat Arsip

Bimtek Manajemen Kearsipan dan Pengelolaan Pusat Arsip – Dalam jaman globalisasi ini, yang ditandai oleh iklim yang sangat kompetitif, ketersediaan informasi yang tepat waktu dan akurat sangat dibutuhkan oleh perusahaan maupun organisasi dalam menunjang kegiatan usaha. Untuk hal manajemen informasi mendapat perhatian yang sangat besar baik oleh instansi pemerintah maupun swasta. Salah satu sumber informasi adalah dalam bentuk arsip. Agar teciptanya suatu kondisi yang baik dalam kearsipan di lingkungan perusahaan atau organisasi, perlu diadakannya pelatihan yang berkaitan dengan hal tersebut. Dengan ini kami sebagai media riset, pendidikan dan pelatihan formal telah menyediakan pelatihan dengan tema bimtek manajemen pengelolaan arsip.

Khususnya dalam dunia kearsipan, ada berbagai sistem yang dibuat dan digunakan untuk mengontrol penciptaan arsip dimana selain untuk mendukung kegiatan bisnis dan kewajiban hukum, juga mengupayakan arsip dikelola secara efisien. Manajemen arsip yang efiisien inilah yang mendasari kerangka kegiatan kearsipan saat ini. Terlebih lagi dengan dimanfaatkannya teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran yang berdampak pada perubahan lingkungan kerja, dari sistem perkantoran yang dijalankan secara manual berubah menjadi sistem otomatisasi perkantoraan yang bergantung pada penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen.

Arsip merupakan hal yang sangat penting karena arsip merupakan aset pemerintah dan perlu diselamatkan namun seringkali arsip dianggap sebagai sampah. Diperlukan pengelolaan arsip yang baik.dan ketika ada pemeriksaan dari BPK maupun BPKP serta merupakan alat pertimbangan dalam pengambilan keputusan pemerintah. Selain itu kamajuan teknologi yang telah menjadikan dunia semakin terbuka turut serta berpengaruh dalam hal pengelolaan arsip.

Dalam rangka memantapkan pemahaman mengenai manejemen pengelolaan arsip. Dengan ini kami akan melaksanakan Bimbingan teknis Manajemen Kearsipan dan Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center). Kegiatan bimtek dan diklat tersebut akan diselenggarakan pada :

Info Jadwal Diklat Nasional

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta Dengan fasilitas sebagai berikut : -Pelatihan selama 2 hari / Materi sampai selesai - Menginap 3 malam (Twin Shering) - Seminar Kit, Makalah Pelatihan & Tas Ekslusif; - Coffee Break, Lunch (Selama Kegiatan Berlangsung) - Sertifikat Pelatihan -Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambatnya H-3 Catatan : 1. City Tour Peserta ( Peserta Wajib Konfirmasi ) 2. Antar Jemput Bandara Peserta Group Minimal 5 Orang ( Peserta Wajib Konfirmasi ) 3. Syarat & Ketentuan Berlaku 4. Request Peserta Diluar Jadwal/Materi Yang Tidak Tercantum Di Website, Diberlakukan Ketentuan Poin 1 2 & 3. 5. Daftarkan Segera, Tempat Terbatas Konfirmasi pendaftaran : Fax. : ( 021 ) 22443223 Telpon / WA : 0812 7173 5134 Email : Info.pusdiklatpemendagri@gmail.com Syarat & Ketentuan Berlaku. Biaya Bimtek, Diklat Dan Pelatihan Yang Tertera Sewaktu-waktu Dapat Berubah. Terima Kasih

Bimtek Manajemen Kearsipan dan Pengelolaan Pusat Arsip

Penjelasan :

• Pemindahan file
  Pemindahan file berarti menyalin file dari data nyata menjadi data digital, pemindahan ini dapat dilakukan dengan:

1. Scanning
   Scanning dapat dilakukan dengan memindai data menjadi gambar atau file dalam komputer yang dapat dilakukan dengan Automatic Document Feader (dokumen diletakkan dalam tray untuk di pindai satu persatu). Untuk menunjang pengarsipan yang fleksibel, maka alat yang digunakan harus compatible dengan semua ukuran kertas sehingga semua data seperti peta, gambar teknik bahkan kartu nama dapat di pindai dan disimpan. Scanning ini memiliki dua mode, yaitu simplex dan duplex
2. Conversion
   Tahap ini merupakan pengubahan format file dari spreadsheet atau word processor menjadi data permanen yang dapat disimpan
3. Importing
   Importing merupakan tahap pemindahan data grafik, audio clip, dokumen office suite dan video dalam sistem pengarsipan elektronik

• Penyimpanan file
  Kapasitas penyimpanan merupakan salah satu hal pendukung pengarsipan elektronik karena dalam setiap pertambahan waktu, maka dokumen yang disimpan akan bertambah pula, agar file dapat di akses dalam waktu yang panjang maka memori penyimpanan harus disiapkan dengan cukup. Berikut ini merupakan contoh alat penyimpan arsip:
  – Hard drives (MagneticMedia)
  – Disk drive / Magneto Optical Storage
  – Compact Disk / CD
  – Digital Video DISK / DVD
  – Write Once, Read Many / WORM
• Pemberian indeks pada file
  Jalan untuk mempermudah pencarian file adalah dengan pemberian indeks di setiap file. Pencarian di masa yang akan datang hanya dengan mengetikkan indeks dari file yang dicari. Berikut ini merupakan beberapa sistem pengindeksan:
  – Index Field
  – Full text indexing
  – Folder/File Structure
• Pengontrolan akses file
  Setiap file memiliki urgensi masing masing yang harus dijaga kerahasiaannya, sehingga dibutuhkan cara pengaksesan yang fleksibel dan luas serta dibutuhkan tingkat keamanan yang komprehensif sesuai dengan jenis filenya.
• Pengimplementasian arsip elektronik
  Pengimplementasian pengarsipan secara elektronik ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan skala prioritas dan harus mengkaji isu hukum serta pengelolaan dan pemeliharaan dalam jangka panjangnya. Implementasi ini juga membutuhkan training untuk pera pengelolanya agar tidak terjadi kebocoran data.

Untuk Info Bimtek atau Diklat Kearsipan dengan materi lainnya yang lebih lengkap, dapat dilihat pada kategori Bimtek Kearsipan

Diklat Manajemen Kearsipan dan Pengelolaan Pusat Arsip